TMC Değiştirmek, Kuaför Değiştirmek Kadar Zor mu?

Kurumsal seyahat acentası değişimi neden gerekli olabilir? Doğru planlama, profesyonel implementasyon ve kesintisiz hizmetle yeni bir seyahat yönetimi modeline geçiş.

İnsan alıştığı hizmet sağlayıcısını kolay kolay değiştirmek istemez. Bazen kuaförünüzden tam olarak memnun olmasanız bile yıllardır sizi tanıyor olmasının verdiği rahatlıkla gitmeye devam edersiniz.

Nasıl bir sonuç istediğinizi bilir. Tercihlerinizi tanır. Her seferinde yeniden anlatmanız gerekmez.

Peki ya artık beklentilerinizi karşılamıyorsa?

Kurumsal seyahat yönetim şirketi (TMC – Travel Management Company) değiştirme kararında da benzer bir durum yaşanır.

Mevcut seyahat acentanız şirketinizin yöneticilerini, çalışanların tercihlerini, seyahat politikalarını ve operasyonel alışkanlıklarını yıllardır biliyor olabilir. Ancak bu tanışıklık, aldığınız hizmetin hâlâ ihtiyaçlarınızı karşıladığı anlamına gelmez.

Yönetici asistanları geç yanıt almaktan şikâyet ediyor, üst düzey yöneticiler seyahat organizasyonlarından memnun kalmıyor, finans ekibi ihtiyaç duyduğu raporlara ulaşamıyor olabilir. Üstelik gece yarısı iptal edilen bir uçuşta doğru kişiye ulaşmak da giderek zorlaşıyorsa değişim ihtiyacı artık görmezden gelinemeyecek noktaya gelmiş olabilir.

Buna rağmen birçok şirket aynı soruyu sorar:

“Yeni bir TMC’ye geçersek bütün bu düzeni yeniden kurmak ne kadar zor olacak?”

Belki de önce başka bir soru sormak gerekir:

“Alışkanlıklarımızı korumak için hangi sorunlara katlanıyoruz?”

Çünkü iyi planlanmış bir TMC değişimi mevcut düzeni bozmak zorunda değildir. Aksine, yıllar içinde oluşmuş gereksiz iş yükünü azaltmak, hizmet kalitesini yükseltmek ve kurumsal seyahat yönetimini daha verimli hale getirmek için önemli bir fırsat olabilir.

Kurumsal Seyahat Yönetimi Kesintisiz Olmalıdır

Bir kuaför randevusunu başka bir güne erteleyebilirsiniz. Ancak önemli bir iş toplantısına yetişmesi gereken yöneticinin uçuşunu, yurt dışında mahsur kalan çalışanın dönüşünü veya acil müdahale bekleyen bir seyahat operasyonunu ertelemek her zaman mümkün değildir.

İşte bu noktada benzetme sona erer ve kurumsal seyahat yönetiminin gerçek sorumluluğu başlar.

Kurumsal seyahat yönetimi kesintisiz olmalıdır.

Bu, yalnızca 7/24 ulaşılabilen bir telefon numarasına sahip olmak demek değildir. Gerektiğinde çözüm üretebilen deneyimli bir ekip, operasyonlar arasında bilgi devamlılığı, hızlı karar alma kapasitesi ve çalışanların seyahat boyunca desteklenmesi anlamına gelir.

Üstelik bu süreklilik, seyahat acentası değişimi sırasında da korunmalıdır.

Yeni hizmet sağlayıcıya geçerken mevcut uçak biletleri, otel rezervasyonları, yönetici seyahatleri, onay süreçleri ve finansal operasyonlar belirsizlik içinde kalmamalıdır.

İyi yönetilen bir geçişte şirketin çalışanları seyahat etmeye devam ederken arka planda yeni sistem hazırlanır, sorumluluklar netleştirilir ve operasyonel süreçler kontrollü biçimde devreye alınır.

Doğru TMC’yi seçmek önemlidir. Ancak doğru TMC’ye, iş seyahatlerinizi aksatmadan geçebilmek de en az onun kadar önemlidir.

Şirketler Neden Seyahat Acentalarını veya TMC’lerini Değiştirmek İster?

Kurumsal seyahat yönetim şirketini değiştirme kararı yalnızca daha düşük uçak bileti fiyatları veya yeni bir rezervasyon platformu arayışından kaynaklanmaz.

Şirketler büyüdükçe seyahat operasyonlarının karmaşıklığı, finansal beklentileri, çalışan güvenliği sorumlulukları ve hizmet kalitesi ihtiyaçları da değişir.

Mevcut TMC’nin bu beklentileri karşılayamaması, yeni bir seyahat yönetim ortağı arayışını gündeme getirebilir.

1. Yönetici Asistanlarının ve Özel Kalem Ekiplerinin Memnuniyetsizliği

Kurumsal seyahat yönetiminde hizmet kalitesini en yakından deneyimleyen kişilerden bazıları yönetici asistanları ve özel kalem ekipleridir.

Özellikle üst düzey yöneticilerin yoğun seyahat programlarını organize eden bu ekipler için hız, doğruluk, esneklik ve güvenilir iletişim kritik öneme sahiptir.

Bir rezervasyon talebinin geç yanıtlanması, son dakika değişikliklerinin doğru yönetilememesi, sürekli farklı seyahat danışmanlarıyla iletişim kurulması veya aynı bilgilerin tekrar tekrar paylaşılması ciddi zaman kayıplarına neden olabilir.

Yönetici asistanlarının TMC’lerinden memnun olmamasının başlıca nedenleri şunlardır:

• Rezervasyon ve değişiklik taleplerine yavaş yanıt verilmesi
• Yönetici tercihlerini ve seyahat alışkanlıklarını tanımayan danışmanlar
• Son dakika program değişikliklerinde çözüm üretilememesi
• Ulaşılması zor müşteri temsilcileri
• Birden fazla yöneticinin karmaşık seyahat programlarının etkin yönetilememesi
• Tekrarlayan operasyonel hatalar ve yetersiz takip

İyi bir TMC, yönetici asistanının iş yükünü artırmamalı; güvenilir, hızlı ve proaktif hizmet sunarak işini kolaylaştırmalıdır.

Yönetici asistanlarından gelen sürekli memnuniyetsizlikler, mevcut seyahat yönetim hizmetinin yeniden değerlendirilmesi gerektiğine ilişkin önemli bir sinyal olabilir.

2. Üst Düzey Yönetici Memnuniyetsizliği ve VIP Hizmet Eksikliği

CEO’lar, yönetim kurulu üyeleri ve üst düzey yöneticiler için iş seyahatleri çoğu zaman yoğun toplantı programlarının, stratejik görüşmelerin ve uluslararası iş ilişkilerinin ayrılmaz parçasıdır.

Bu nedenle seyahatlerde yaşanan küçük bir aksaklık bile önemli iş programlarını etkileyebilir.

Yanlış planlanan bir bağlantılı uçuş, zamanında organize edilmeyen transfer, değişen toplantı programına hızlı uyum sağlanamaması veya acil durumlarda destek alınamaması yönetici memnuniyetini doğrudan etkileyebilir.

Üst düzey yönetici seyahatlerinde beklenti yalnızca konfor değildir.

Zaman yönetimi, operasyonel güvenilirlik, gizlilik, kişiselleştirilmiş hizmet ve hızlı problem çözme kapasitesidir.

Mevcut TMC’nin bu beklentileri karşılayamaması, şirketin seyahat yönetim ortağını değiştirmesinde belirleyici olabilir.

VIP hizmet departmanı veya üst düzey yönetici seyahatlerine odaklanan deneyimli danışmanlardan oluşan bir ekip, bu noktada önemli bir farklılaşma sağlayabilir.

3. Acil Durumlarda ve 7/24 Hizmette Yetersizlik

Kurumsal seyahatler yalnızca mesai saatleri içinde gerçekleşmez.

Gece yarısı iptal edilen bir uçuş, hafta sonu yaşanan bağlantı problemi veya yurt dışında mahsur kalan bir çalışan için hızlı müdahale kritik önem taşır.

Bir TMC’nin gerçek hizmet kalitesi, yalnızca rezervasyon yaparken değil, beklenmedik durumlarda sunduğu destekle de ölçülür.

Şirketler mevcut seyahat acentalarını şu nedenlerle değiştirmek isteyebilir:

• 7/24 erişilebilir operasyon desteğinin bulunmaması
• Acil durumlarda deneyimli bir seyahat danışmanına ulaşılamaması
• İptal ve değişiklik taleplerine geç yanıt verilmesi
• Mesai dışı işlemlerde hizmet kalitesinin düşmesi
• Kriz durumlarında sorumluluk ve iletişim eksikliği

Burada sorulması gereken soru basittir:

Çalışanınız gece saat 03.00’te yurt dışında bir uçuş problemi yaşadığında, TMC’niz yalnızca telefonu açacak mı, yoksa sorunu çözebilecek mi?

4. Yetersiz Raporlama ve Seyahat Harcamalarında Görünürlük Eksikliği

Kurumsal seyahat yönetiminde yalnızca rezervasyon gerçekleştirmek yeterli değildir.

Şirketler harcamalarını analiz edebilmek, bütçelerini takip edebilmek ve yönetim kararlarını güvenilir verilerle desteklemek ister.

Mevcut TMC’nin sağladığı raporların yetersiz, geç veya manuel hazırlanıyor olması önemli bir değişim nedenidir.

Şirketlerin ihtiyaç duyduğu raporlar arasında departman, çalışan, proje ve masraf merkezi bazında harcamalar; havayolu ve otel tercihleri; rezervasyon davranışları; seyahat politikası ihlalleri ve tasarruf fırsatları bulunur.

CFO ve satın alma ekipleri açısından temel beklenti, seyahat bütçesinin yalnızca ne kadar harcandığını değil, nasıl harcandığını da görebilmektir.

5. Ödeme Vadeleri, Finansal Koşullar ve TMC’nin Finansal Yeterliliği

TMC seçiminde fiyat kadar önemli bir başka konu da ticari ve finansal koşullardır.

Ödeme vadelerinin şirketin nakit akışıyla uyumsuz olması, yetersiz kredi limitleri, esnek olmayan ödeme yöntemleri veya karmaşık faturalandırma süreçleri şirketleri alternatif arayışına yönlendirebilir.

Değerlendirilmesi gereken temel konular şunlardır:

• Şirketin ihtiyaçlarına uygun ödeme vadeleri
• Kredi limiti ve teminat koşulları
• Hizmet bedellerinin ve fiyatlandırmanın şeffaflığı
• Faturalandırma ve mutabakat süreçleri
• İade ve alacakların yönetimi
• TMC’nin finansal istikrarı ve operasyonlarını sürdürebilme kapasitesi

Özellikle yüksek seyahat hacmine sahip şirketlerde, hizmet sağlayıcının finansal yeterliliği ve ticari sürdürülebilirliği, sunduğu rezervasyon teknolojisi kadar önemlidir.

6. Duty of Care: Çalışan Güvenliğinin Yeterince Yönetilememesi

Duty of Care, işverenin iş seyahatindeki çalışanlarının sağlığını, güvenliğini ve karşılaşabilecekleri riskleri gözetme sorumluluğudur.

Uluslararası seyahatlerde doğal afetler, siyasi gelişmeler, sağlık riskleri, güvenlik olayları veya ulaşım kesintileri ortaya çıkabilir.

Bu gibi durumlarda şirketin yalnızca rezervasyon bilgilerine değil, çalışanlarına ulaşabileceği ve gerekli müdahaleyi organize edebileceği bir yapıya ihtiyacı vardır.

Mevcut TMC’nin kriz iletişimi, risk bilgilendirmesi ve operasyonel koordinasyon kapasitesinin yetersiz olması, değişim kararında belirleyici olabilir.

Çalışan güvenliği yalnızca insan kaynakları departmanının değil, seyahat yönetimi, operasyon ve üst yönetimin de ortak sorumluluğudur.

7. Seyahat Eden Çalışanların Nerede Olduğunun Bilinememesi

Özellikle çok lokasyonlu ve uluslararası faaliyet gösteren şirketler için önemli sorulardan biri şudur:

“Şu anda hangi çalışanımız, hangi ülkede veya şehirde seyahat ediyor?”

Seyahat verilerinin farklı sistemlerde bulunması veya güncel yolculuk bilgilerinin merkezi olarak raporlanamaması, şirketlerin kriz yönetimi kapasitesini sınırlayabilir.

Yeni bir TMC değerlendirilirken seyahat programı bazlı çalışan görünürlüğü, aktif ve yaklaşan seyahat raporları, lokasyon bazlı filtreleme ve gerektiğinde toplu iletişim imkânları sorgulanmalıdır.

Burada rezervasyon bilgisine dayalı seyahat konumu görünürlüğü ile gerçek zamanlı konum takibinin farklı yetenekler olduğu unutulmamalıdır.

8. Global Hizmet Kapasitesinin Yetersiz Olması

Bir şirketin faaliyetleri uluslararası ölçekte genişledikçe seyahat yönetim şirketinden beklediği hizmet de değişir.

Birden fazla ülkede faaliyet gösteren kurumlar, farklı pazarlardaki seyahat ihtiyaçlarının yönetilmesini, yerel bilgiye erişimi, uluslararası biletleme desteğini ve tutarlı hizmet standartlarını önemser.

Global hizmet kapasitesi değerlendirilirken şu konular öne çıkar:

• Uluslararası operasyon deneyimi
• Global iş ortakları ve hizmet ağı
• Farklı saat dilimlerinde destek
• Karmaşık uluslararası seyahatlerin yönetimi
• Birden fazla ülkedeki seyahat verilerinin konsolidasyonu
• Yerel gereksinimlere uyum ve merkezi raporlama

Şirketin uluslararası operasyonları büyürken mevcut TMC’nin aynı hızda hizmet kapasitesi geliştirememesi, değişim için güçlü bir gerekçe oluşturabilir.

9. TMC Ekibinin Deneyimi ve Hizmet Sürekliliği

Kurumsal seyahat yönetiminde teknoloji önemli olsa da hizmet kalitesini belirleyen temel faktörlerden biri, sistemi destekleyen insan kaynağıdır.

Sürekli değişen müşteri temsilcileri, yetersiz deneyim, yüksek ekip sirkülasyonu veya şirketin operasyonlarını tanımayan danışmanlar hizmette aksamalara yol açabilir.

Şirketler yalnızca güçlü bir platform değil; kendilerini, seyahat alışkanlıklarını ve kurumsal önceliklerini tanıyan istikrarlı bir ekip ister.

Bu nedenle TMC değişimi sırasında atanmış müşteri yöneticisi, operasyon ekibinin deneyimi, ekip yedekliliği, sorun çözme kapasitesi ve hizmet performansı da değerlendirilmelidir.

10. İhale Dönemlerinde Şirket Kurallarına ve Satın Alma Kriterlerine Uyum

Birçok kurum, seyahat yönetim hizmetlerini belirli aralıklarla ihale veya teklif toplama süreçleri üzerinden yeniden değerlendirir.

Bu süreçlerde fiyat tek belirleyici kriter olmayabilir.

TMC’nin şirketin satın alma politikalarına, tedarikçi değerlendirme kriterlerine, bilgi güvenliği gerekliliklerine, sözleşme koşullarına ve kurumsal yönetişim standartlarına uyum sağlaması beklenir.

Özellikle büyük şirketlerde şu kriterler öne çıkabilir:

• Sözleşme ve hizmet seviyesi taahhütlerine (SLA) uyum
• Finansal yeterlilik ve ticari referanslar
• Bilgi güvenliği ve kişisel veri koruma gereklilikleri
• Şirket seyahat politikalarının uygulanması
• Raporlama ve denetlenebilirlik
• Rekabetçi ve şeffaf fiyatlandırma
• Sürdürülebilirlik ve kurumsal tedarik kriterleri

İhale sonucunda mevcut TMC’nin bu gereklilikleri karşılayamaması, fiyat avantajı sunsa bile hizmet sağlayıcı değişikliğine neden olabilir.

11. Manuel Süreçler ve Teknolojik Yetersizlik

Çalışanların hâlâ e-posta ve telefon üzerinden rezervasyon yapmak zorunda kalması, manuel onay süreçleri ve birbirinden bağımsız sistemler operasyonel verimliliği düşürebilir.

Şirketler artık yalnızca rezervasyon yapabilecekleri değil, seyahat politikalarını uygulayabilecekleri, bütçelerini kontrol edebilecekleri ve harcamalarını raporlayabilecekleri dijital çözümler beklemektedir.

Teknoloji altyapısını geliştiremeyen TMC’ler, özellikle dijitalleşme hedefleri olan kurumlarda değişim ihtiyacını hızlandırabilir.

12. Maliyet Şeffaflığının ve Gerçek Tasarruf Potansiyelinin Görülememesi

Düşük servis ücreti her zaman en ekonomik seyahat yönetimi modelini ifade etmez.

Şirketlerin uçak bileti fiyatlarının nasıl oluştuğunu, hangi ücretlerin eklendiğini, alternatif fiyatlara nasıl erişildiğini ve seyahat politikalarının tasarrufa nasıl katkıda bulunduğunu görebilmesi gerekir.

Gizli fiyat farkları, açıklanamayan hizmet bedelleri ve yetersiz fiyat karşılaştırmaları, mevcut TMC’ye duyulan güveni zayıflatabilir.

Bu nedenle kurumsal seyahat yönetiminde şeffaf fiyatlandırma, ölçülebilir performans ve toplam maliyet görünürlüğü önemli seçim kriterleridir.

TMC Değiştirmek Gerçekten Ne Kadar Zor?

Seyahat acentası değişimi ilk bakışta karmaşık görünebilir. Çünkü şirketin mevcut seyahat düzeni yıllar içinde oluşmuş alışkanlıklara, kişisel ilişkilere ve zaman zaman yazılı olmayan uygulamalara dayanır.

Ancak doğru bir değişim planlamasıyla süreç yönetilebilir hale gelir.

Buradaki en önemli konu, yeni bir hizmet sağlayıcının yalnızca mevcut düzeni kopyalamaması, hangi süreçlerin korunması ve hangilerinin iyileştirilmesi gerektiğini de değerlendirmesidir.

Aslında TMC değişikliği, şirketin seyahat yönetimini yeniden gözden geçirmesi için önemli bir fırsattır.

Kesintisiz TMC Değişimi İçin 7 Kritik Adım

1. Mevcut Seyahat Yönetimi Yapısını Analiz Edin

Geçiş süreci yeni platformun tanıtımıyla değil, mevcut operasyonun anlaşılmasıyla başlamalıdır.

Şirketin seyahat hacmi, kullanıcı profilleri, yönetici beklentileri, rezervasyon alışkanlıkları, ödeme koşulları ve raporlama ihtiyaçları değerlendirilmelidir.

Özellikle yönetici asistanları, finans ve satın alma ekipleri bu analizde yer almalıdır.

2. Değişim ve Implementasyon Planını Oluşturun

Başarılı bir TMC değişimi, görevlerin ve sorumlulukların önceden tanımlandığı bir implementasyon planı gerektirir.

Bu plan; veri hazırlığı, kullanıcı tanımlamaları, şirket politikalarının sisteme aktarılması, testler, eğitimler ve canlı kullanıma geçiş adımlarını içermelidir.

Geçiş takvimi oluşturulurken kritik seyahat dönemleri ve şirketin operasyonel ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

3. Şirket Kurallarını ve Seyahat Politikalarını Yeniden Değerlendirin

Eski sistemde kullanılan her uygulamanın yeni sisteme aynen taşınması gerekmez.

Yıllar içinde ortaya çıkan bazı manuel onay süreçleri, yetkilendirme yöntemleri veya rezervasyon alışkanlıkları artık gereksiz olabilir.

TMC değişimi bu süreçleri sadeleştirmek için uygun bir zamandır.

Yeni sistemde seyahat limitleri, onay mekanizmaları, kullanıcı yetkileri, tercih edilen tedarikçiler ve şirket kuralları açık biçimde tanımlanmalıdır.

4. Aktif Rezervasyonların ve Finansal İşlemlerin Devamlılığını Sağlayın

Geçiş sırasında mevcut uçak biletleri, otel rezervasyonları ve açık iade talepleri özel olarak takip edilmelidir.

Önceden düzenlenmiş biletlerin değişiklik veya iptal işlemlerinden hangi hizmet sağlayıcının sorumlu olacağı netleştirilmelidir.

Aynı şekilde devam eden faturalar, alacaklar, ödeme vadeleri ve mutabakat süreçleri de geçiş planına dahil edilmelidir.

Amaç, yeni sisteme geçerken eski işlemlerin sahipsiz kalmasını önlemektir.

5. Yeni Sistemi Gerçek Seyahat Senaryolarıyla Test Edin

Bir seyahat platformunun çalışıyor olması, şirketin ihtiyaçlarına tam olarak uygun olduğu anlamına gelmez.

Gerçek kullanım senaryolarıyla testler yapılmalıdır.

Örneğin:

• Bir çalışan şirket seyahat politikasına aykırı rezervasyon seçerse ne olur?
• Yönetici onayı nasıl çalışır?
• Son dakika uçuş değişikliği nasıl yönetilir?
• VIP seyahat talebi nasıl ele alınır?
• Finans ekibi ihtiyaç duyduğu rapora erişebilir mi?
• Mesai dışında acil destek gerektiğinde hangi süreç devreye girer?

Bu testler, canlı kullanıma geçilmeden önce olası eksikliklerin görülmesini sağlar.

6. Alışkanlıkları Yönetin, Çalışanları Değişime Hazırlayın

TMC değişiminin en önemli aşamalarından biri insan faktörüdür.

Yıllardır aynı seyahat danışmanıyla çalışan bir yönetici asistanı veya aynı yöntemle rezervasyon yapan bir çalışan, yeni sisteme başlangıçta mesafeli yaklaşabilir.

Bu durum her zaman yeni hizmetin yetersiz olduğu anlamına gelmez. Çoğu zaman alışkanlıkların değişmesinden kaynaklanır.

Bu nedenle kullanıcı iletişimi, kısa eğitimler, destek kanallarının tanıtılması ve geçiş sonrası geri bildirimlerin takip edilmesi önemlidir.

Başarılı bir implementasyon yalnızca sistemin çalışmasıyla değil, kullanıcıların yeni çalışma düzenini benimsemesiyle tamamlanır.

7. Canlıya Geçiş Sonrasında Hizmet Kalitesini Ölçün

Yeni TMC’nin devreye alınması, değişim projesinin sonu değildir.

İlk dönemde rezervasyon süreçleri, operasyonel yanıt süreleri, kullanıcı memnuniyeti, finansal raporlar ve politika uyumu izlenmelidir.

Özellikle yönetici asistanları, sık seyahat eden çalışanlar ve üst düzey yöneticilerden alınan geri bildirimler hizmet kalitesinin değerlendirilmesinde önemlidir.

Gerekli düzenlemeler bu geri bildirimlere göre yapılmalıdır.

TMC Değişikliğinde En Sık Yapılan Hata: Eski Alışkanlıkları Aynen Taşımak

Bir şirket yıllardır aynı yöntemle rezervasyon yapıyor olabilir.

Belki bütün talepler e-postayla iletiliyor, yönetici onayları telefonla alınıyor veya raporlar farklı Excel dosyalarında birleştiriliyordur.

Bu uygulamalar bir dönem için gerekli olmuş olabilir. Ancak yeni teknolojilerle aynı yöntemleri sürdürmek her zaman doğru değildir.

TMC değişimi sırasında sorulabilecek en değerli sorulardan biri şudur:

“Bu işlemi neden hâlâ bu şekilde yapıyoruz?”

Yanıt yalnızca “Çünkü yıllardır böyle yapıyoruz” ise o sürecin yeniden değerlendirilme zamanı gelmiş olabilir.

Doğru değişim yönetimi, mevcut alışkanlıkların tamamını yeni sisteme aktarmak değil; işe yarayanları koruyup verimsiz süreçleri iyileştirmektir.

Yeni TMC Seçiminde Hangi Kriterler Değerlendirilmeli?

Kurumsal seyahat yönetim şirketi seçiminde yalnızca fiyat karşılaştırması yapmak yeterli değildir.

Şirketin operasyonel, finansal ve teknolojik ihtiyaçlarını birlikte değerlendirmek gerekir.

Değerlendirme alanı	Sorulması gereken soru
7/24 hizmet	Acil durumlarda gerçekten çözüm üretebilen bir ekip var mı?
Yönetici ve asistan memnuniyeti	VIP seyahatler ve karmaşık talepler nasıl yönetiliyor?
Finansal koşullar	Ödeme vadeleri, kredi limitleri ve teminat koşulları uygun mu?
Raporlama	Harcamalar departman, proje ve çalışan bazında izlenebiliyor mu?
Duty of Care	Seyahat eden çalışanların güvenliğini destekleyen süreçler mevcut mu?
Global servis	Uluslararası seyahatler ve farklı saat dilimleri destekleniyor mu?
Operasyon ekibi	Deneyimli, istikrarlı ve şirketi tanıyan bir ekip bulunuyor mu?
Teknoloji	Rezervasyon, onay ve politika süreçleri dijital yönetilebiliyor mu?
Fiyat şeffaflığı	Servis ücretleri ve ek maliyetler açıkça görülebiliyor mu?
Implementasyon	Geçiş planlaması ve kullanıcı adaptasyonu nasıl yönetilecek?

Bu kriterler şirketin seyahat hacmine, faaliyet gösterdiği ülkelere, çalışan profiline ve satın alma politikalarına göre ağırlıklandırılabilir.

VikingOn ve Viking Turizm ile Değişimi Yönetmek

Kurumsal seyahat yönetim şirketini değiştirmeyi düşünen kurumlar yalnızca yeni bir rezervasyon sistemi aramaz.

Yeni iş ortaklarının şirketi tanımasını, operasyonel ihtiyaçlarını anlamasını ve geçiş sürecini doğru yönetmesini bekler.

VikingOn, Viking Turizm’in 1984 yılından bu yana geliştirdiği kurumsal seyahat yönetimi deneyimiyle şirketin kendi IT ekibinin geliştirdiği teknolojiyi bir araya getirir.

Bu yaklaşım, günlük seyahat operasyonlarının gerçek ihtiyaçlarından doğmuş bir teknoloji ve profesyonel hizmet modeline dayanır.

VikingOn üzerinden şirketler online rezervasyonlarını, seyahat politikalarını, onay mekanizmalarını, kullanıcı yetkilendirmelerini, harcama kontrollerini ve raporlamalarını dijital ortamda yönetebilir.

Türk Hava Yolları direkt bağlantısı, NDC içeriği, şeffaf fiyatlandırma ve gizli mark-up uygulanmaması, seyahat satın alma süreçlerinde görünürlüğü destekler.

Teknolojinin tek başına yeterli olmadığı durumlarda ise Viking Turizm’in deneyimli seyahat danışmanları ve 7/24 operasyon desteği devreye girer.

Değişimin Arkasında Bir Plan Olmalı

TMC değişikliği, yeni kullanıcı hesaplarının açılması ve rezervasyon sisteminin kullanıma alınmasından ibaret değildir.

Şirketin mevcut seyahat alışkanlıklarının anlaşılması, operasyonel ihtiyaçlarının belirlenmesi, seyahat politikalarının yapılandırılması ve kullanıcıların yeni çalışma düzenine hazırlanması gerekir.

VikingOn ve Viking Turizm, kurumsal seyahat teknolojisi ile operasyonel deneyimini birleştirerek şirketlere değişim planlaması, implementasyon ve yeni seyahat yönetimi düzenine uyum süreçlerinde destek sunar.

Amaç, yeni sisteme geçişi kontrollü ve öngörülebilir hale getirirken şirketin günlük seyahat operasyonlarının devamlılığını korumaktır.

Çünkü çalışanlar seyahat etmeye, yöneticiler toplantılarına yetişmeye, finans ekipleri harcamaları takip etmeye devam eder.

Kurumsal seyahat yönetimi kesintisiz olmalıdır. Değişim süreci de aynı anlayışla yönetilmelidir.

Değişim Zor Olmak Zorunda Değil

Alıştığınız hizmet sağlayıcısını değiştirmek her zaman kolay bir karar değildir. Ancak alışkanlık, memnuniyetle aynı şey değildir.

Kurumsal seyahat yönetiminde önemli olan, yıllardır aynı TMC ile çalışıyor olmanız değil; o TMC’nin bugün şirketinizin ihtiyaçlarını ne kadar iyi karşıladığıdır.

Üstelik seyahat acentası değiştirmek yalnızca bir sözleşmeyi sonlandırıp yenisini imzalamaktan ibaret değildir.

Başarılı bir geçişin arkasında doğru değişim planlaması, iyi yönetilmiş bir implementasyon süreci, mevcut iş akışlarının analizi ve çalışanların yeni çalışma düzenine uyum sağlaması bulunur.

Yıllardır oluşmuş alışkanlıkları anlamak, işe yarayan uygulamaları korumak, verimsiz süreçleri yeniden düzenlemek ve şirket kurallarını yeni sisteme doğru aktarmak bu sürecin önemli parçalarıdır.

VikingOn ve Viking Turizm, teknoloji ile kurumsal seyahat operasyonlarındaki deneyimini bir araya getirerek şirketlere bu değişim yolculuğunda destek olur.

Viking Turizm’in 40 yılı aşkın seyahat yönetimi deneyimi ile VikingOn’un dijital altyapısı, şirketlerin yalnızca yeni bir TMC seçmesini değil, seyahat yönetiminde yeni bir çalışma düzenine geçmesini de destekler.

Sonuçta doğru değişim, eski alışkanlıkların tamamını yeni bir sisteme taşımak değildir. İşe yarayanları koruyup artık ihtiyaçları karşılamayan süreçleri geride bırakabilmektir.

TMC değiştirmek düşündüğünüz kadar zor olmayabilir. Özellikle değişimi bilen bir ekiple çalışıyorsanız.

Kurumsal Seyahat Yönetiminde Yeni Bir Başlangıç

Mevcut seyahat yönetimi yapınızın şirketinizin ihtiyaçlarını ne ölçüde karşıladığını değerlendirmek ve VikingOn’un teknoloji ile profesyonel seyahat desteğini birleştiren yaklaşımını incelemek için:

VikingOn’u Keşfedin