Kurumsal Seyahat Yönetiminde Hizmet Kalitesini Belirleyen 7 Kritik Unsur

Kurumsal seyahat yönetiminde başarı yalnızca uçak bileti veya otel rezervasyonu yapabilmekle ölçülmez.

Şirketlerin asıl ihtiyacı; çalışanlarının seyahatlerini kolaylaştıran, maliyetleri kontrol altında tutan, şirket politikalarını uygulayan, raporlanabilir veri üreten ve ihtiyaç anında profesyonel destek sağlayan bütüncül bir yapıdır.

Viking Turizm, 1984’ten bu yana edindiği seyahat yönetimi deneyimini bugün kendi teknoloji altyapısı VikingOn ile bir araya getiriyor.

Böylece kurumsal müşteriler yalnızca bir rezervasyon platformu kullanmıyor; aynı zamanda deneyimli bir seyahat yönetim ekibinin operasyon bilgisine, profesyonel desteğine ve kurumsal seyahat süreçlerine yönelik uzmanlığına erişiyor.

Viking Turizm’in kurumsal seyahat yönetimi yaklaşımında öne çıkan temel unsurlar ise şu şekilde:

1. Hizmet Seviyesinin Ölçülebilir Olması

Kurumsal seyahat yönetiminde “iyi hizmet” yalnızca hızlı cevap vermek anlamına gelmez.

Asıl önemli olan, seyahat sürecinin ne kadar hızlı, doğru ve sürdürülebilir şekilde yönetildiğidir.

Viking Turizm’de hizmet yaklaşımı; taleplerin karşılanması, rezervasyon süreçlerinin yönetilmesi, değişiklik ve iptal işlemlerinin sonuçlandırılması ve ihtiyaç anında doğru çözümün sunulması üzerine kuruludur.

Bu nedenle kurumsal seyahat hizmetinde yalnızca yanıt süresi değil;

• talebin doğru anlaşılması,
• doğru seçeneğin sunulması,
• işlemin sonuçlandırılması,
• operasyonel problemin çözülmesi,
• şirket seyahat politikasına uygun hareket edilmesi

gibi unsurlar birlikte değerlendirilir.

Çünkü bir çalışanın talebine hızlı cevap vermek yeterli değildir. Önemli olan, çalışanı doğru çözüme ulaştırmaktır.

2. Gerçek 7/24 Profesyonel Seyahat Desteği

İş seyahatleri mesai saatleriyle sınırlı değildir.

Gece gerçekleşen bir uçuş iptali, hafta sonu yapılan program değişikliği veya farklı bir ülkede yaşanan operasyonel problem şirket çalışanlarının hızlı biçimde desteğe ihtiyaç duymasına neden olabilir.

Viking Turizm, kurumsal seyahat hizmetlerini yalnızca dijital rezervasyon altyapısıyla sınırlamaz.

Gerektiğinde profesyonel seyahat danışmanları devreye girerek operasyonel süreçlerin yönetilmesine destek olur.

Bu yapı özellikle;

• uçuş iptallerinde,
• son dakika değişikliklerinde,
• karmaşık seyahat rotalarında,
• alternatif uçuş bulunması gereken durumlarda,
• çalışanların seyahat sırasında desteğe ihtiyaç duyduğu anlarda

önemli bir avantaj sağlar.

7/24 destek burada yalnızca bir çağrı hattı anlamına gelmez.

Amaç, seyahat operasyonunu anlayan ve gerektiğinde çözüm üretebilen deneyimli bir ekibin erişilebilir olmasıdır.

3. Teknoloji ile İnsan Desteğinin Birlikte Çalışması

Kurumsal seyahat yönetiminde her işlemin bir seyahat danışmanı üzerinden yapılması verimli değildir.

Aynı şekilde her işlemin yalnızca dijital platform üzerinden yürütülmesi de özellikle karmaşık durumlarda yeterli olmayabilir.

Viking Turizm’in geliştirdiği VikingOn, bu iki yaklaşımı aynı yapı içinde bir araya getirir.

Çalışanlar rutin işlemleri VikingOn üzerinden gerçekleştirebilir.

Örneğin:

• uçuş arayabilir,
• uygun seçenekleri karşılaştırabilir,
• şirket politikalarına uygun rezervasyon yapabilir,
• rezervasyonlarını takip edebilir,
• onay süreçlerini dijital olarak tamamlayabilir.

Daha karmaşık veya operasyonel destek gerektiren durumlarda ise Viking Turizm’in seyahat danışmanları sürece dahil olabilir.

Bu sayede teknoloji çalışanlara hız ve kolaylık sağlarken, insan desteği ihtiyaç duyulan noktada seyahat operasyonunun devamlılığını korur.

4. Şirket Seyahat Politikalarının Rezervasyon Sürecine Entegre Edilmesi

Kurumsal seyahat politikalarının yalnızca bir dokümanda bulunması yeterli değildir.

Politikanın rezervasyon sürecinin doğal bir parçası olması gerekir.

VikingOn üzerinden şirketlere özel seyahat politikaları ve yetkilendirme yapıları oluşturulabilir.

Böylece şirketler;

• departman bazlı seyahat kuralları,
• çalışan veya yönetici bazlı yetkiler,
• farklı harcama limitleri,
• onay mekanizmaları,
• seyahat sınıfı kuralları,
• şirket tercihleri

gibi kriterleri sistem içinde tanımlayabilir.

Çalışan rezervasyon yaparken karşısına şirket politikasına uygun seçenekler çıkar.

Belirlenen limitlerin veya kuralların dışına çıkan işlemler ise onay süreçlerine yönlendirilebilir.

Bu yaklaşım şirketlerin seyahat politikalarını yalnızca teoride değil, günlük operasyon içinde uygulamasına yardımcı olur.

5. Şeffaf Fiyatlama ve İçeriğe Erişim

Kurumsal seyahat yönetiminde maliyet kontrolü yalnızca daha düşük fiyat bulmakla ilgili değildir.

Şirketlerin neye, neden ve ne kadar ödediğini görebilmesi gerekir.

Viking Turizm ve VikingOn’un yaklaşımında şeffaflık önemli bir yere sahiptir.

Kurumsal müşteriler seyahat seçeneklerini değerlendirirken fiyatların daha görünür olduğu bir yapı üzerinden hareket edebilir.

VikingOn, farklı seyahat içeriklerinin tek platform üzerinden değerlendirilmesine olanak tanır.

GDS içeriklerinin yanında NDC ve doğrudan havayolu bağlantıları da kullanılabilir.

Türk Hava Yolları ile direkt bağlantı sayesinde THY içeriklerine doğrudan erişim sağlanabilir.

Bu yapı şirketlerin;

• daha fazla seçeneği değerlendirmesine,
• fiyatları karşılaştırmasına,
• seyahat bütçelerini daha kontrollü yönetmesine,
• satın alma kararlarını daha görünür hale getirmesine

yardımcı olur.

VikingOn’un fiyatlama yaklaşımında gizli mark-up yerine şeffaf hizmet modeli öne çıkar.

Bu da finans ve satın alma ekiplerinin kurumsal seyahat maliyetlerini daha net değerlendirebilmesini sağlar.

6. Seyahat Verisinin Raporlanabilir Hale Gelmesi

Kurumsal seyahat yönetiminde veri yalnızca geçmiş harcamaları görmek için kullanılmamalıdır.

Doğru yapılandırılmış seyahat verisi, şirketlerin gelecekte daha doğru kararlar almasına yardımcı olabilir.

VikingOn üzerinden kurumsal seyahat harcamaları merkezi olarak takip edilebilir ve raporlanabilir.

Şirketler ihtiyaçlarına göre;

• departman bazlı harcamaları,
• çalışan bazlı seyahatleri,
• destinasyon bazlı maliyetleri,
• tedarikçi kullanımını,
• seyahat politikası uyumunu,
• tasarruf fırsatlarını,
• seyahat kaynaklı CO₂ verilerini

inceleyebilir.

Bu görünürlük özellikle finans, satın alma, insan kaynakları ve idari işler ekiplerinin seyahat programını daha veriye dayalı biçimde yönetmesine yardımcı olur.

Böylece kurumsal seyahat raporları yalnızca geçmişi gösteren tablolar olmaktan çıkar; bütçe yönetimi ve karar alma süreçlerinin bir parçasına dönüşür.

7. Sorun Çıktığında Operasyonun Sahiplenilmesi

Kurumsal seyahatlerde her zaman beklenmeyen durumlar yaşanabilir.

Uçuş iptalleri, hava koşulları, aktarma sorunları, program değişiklikleri veya son dakika talepleri seyahat planını tamamen değiştirebilir.

Bu gibi durumlarda bir kurumsal seyahat hizmetinin gerçek değeri ortaya çıkar.

Viking Turizm’in yaklaşımı yalnızca rezervasyonu gerçekleştirmek değil, seyahatin operasyonel olarak sürdürülebilir olmasını sağlamaktır.

Bir problem yaşandığında Viking Turizm’in seyahat danışmanları;

• alternatif uçuşları değerlendirebilir,
• rezervasyon değişikliklerini yönetebilir,
• yeni seyahat seçenekleri oluşturabilir,
• yolcunun ihtiyaç duyduğu operasyonel desteği sağlayabilir.

Bu yapı özellikle yoğun seyahat yapan şirketlerde çalışan deneyiminin korunmasına yardımcı olur.

Çünkü çalışan açısından önemli olan yalnızca rezervasyonu yapmak değil, seyahat sırasında beklenmeyen bir durum ortaya çıktığında kime ulaşacağını bilmektir.

Kurumsal Seyahat Yönetimi Teknolojiden Daha Fazlasıdır

Bugün uçuş veya otel rezervasyonu yapmak teknolojik olarak oldukça kolay hale geldi.

Ancak şirketlerin kurumsal seyahat yönetiminden beklentileri bunun çok ötesinde.

Şirketlerin aynı anda;

• seyahat bütçelerini yönetmesi,
• çalışan deneyimini iyileştirmesi,
• şirket politikalarını uygulaması,
• onay süreçlerini kontrol etmesi,
• seyahat verisini raporlaması,
• maliyetleri görünür hale getirmesi,
• gerektiğinde profesyonel operasyon desteği sunması

gerekiyor.

Bu nedenle başarılı bir kurumsal seyahat yönetim modeli yalnızca iyi bir rezervasyon ekranına sahip olmakla kurulamaz.

Teknoloji, operasyon bilgisi ve insan desteğinin birlikte çalışması gerekir.

Viking Turizm ve VikingOn: Operasyon Deneyimi ile Teknolojinin Birleşimi

VikingOn, yalnızca bir yazılım projesi olarak geliştirilmiş bir seyahat platformu değildir.

Platform, Viking Turizm’in gerçek kurumsal seyahat operasyonlarında karşılaştığı ihtiyaçlardan doğmuştur.

Viking Turizm’in seyahat operasyon ekipleri ile kendi IT ekibinin birlikte geliştirdiği VikingOn; günlük seyahat operasyonlarının ihtiyaçlarını teknolojiye taşımayı amaçlar.

Bu nedenle platformda;

• online rezervasyon,
• şirket seyahat politikaları,
• onay akışları,
• kullanıcı yetkilendirmeleri,
• raporlama,
• maliyet ve tasarruf analizi,
• mobil erişim,
• entegrasyonlar,
• CO₂ takibi

gibi kurumsal seyahat yönetimi fonksiyonları aynı yapı içinde ele alınabilir.

Arkasında ise 1984’ten bu yana kurumsal seyahat alanında faaliyet gösteren Viking Turizm’in operasyonel deneyimi bulunur.

Bu yaklaşım VikingOn’u yalnızca bir rezervasyon teknolojisi olmaktan çıkarır.

Şirketlere hem dijital kontrol hem de gerektiğinde profesyonel insan desteği sunan bütüncül bir kurumsal seyahat yönetim modeli oluşturur.

Viking Turizm ile Kurumsal Seyahatinizi Daha Görünür Yönetin

Kurumsal seyahat yönetiminde doğru çözüm yalnızca rezervasyon yapmak değildir.

Şirketinizin seyahat harcamalarını görebilmesi, politikalarını uygulayabilmesi, çalışanlarına kolay bir rezervasyon deneyimi sunabilmesi ve gerektiğinde profesyonel destek alabilmesi gerekir.

Viking Turizm, 40 yılı aşkın seyahat yönetimi deneyimini kendi teknolojisi VikingOn ile birleştirerek bu süreci tek yapı altında yönetir.

Kurumsal seyahat süreçlerinizi Viking Turizm’in operasyon deneyimi ve VikingOn teknolojisiyle yeniden yapılandırmak için VikingOn’u inceleyebilirsiniz.